Optikkoketju Synsam uudistui
Interior Consulting toteutti Synsam ketjun myymäläuudistuksen ennätysajassa kevään ja kesän aikana.
Ketju kuntoon!
Kun optikkoketju Synsam päätti laittaa liikkeensä uuteen uskoon, remontin ei haluttu venyvän ja vanuvan loputtomiin. Ketjun ruotsalainen johto halusi minimoida liikkeiden kiinnioloajan ja asetti äärimmäisen kovan tavoitteen: kunkin optikkoliikkeen ovet saavat olla suljettuna vain yhden päivän.
Uudistusta ei myöskään auttanut lykätä hamaan tulevaisuuteen, sillä saadun asiakaspalautteen mukaan aika oli jo ajanut vanhan myymäläkonseptin ohi. Synsamin missiona on erottua muiden optikkoliikkeiden joukosta erityisesti asiakaslähtöisellä, yksilöllisellä palvelullaan – mutta asiakaskyselyjen mukaan asiakas ei tuntenut olevansa liikkeessä kuin kotonaan. Erityisen huolestuttava oli havainto, että asiakkaat kokivat ostamisen hankalaksi. Yksi pulmalliseksi koettu asia oli tuotteiden esillepano, johon haluttiin nyt panostaa uudella tavalla.
Synsam Finland Oy:n hallinto- ja projektijohtaja Helena Koski-Väänänen tiesi, että Suomesta löytyy kyllä osaavia tekijöitä uutta konseptia toteuttamaan, mutta vain harvalla oli sellaista kokonaisvaltaista projektiosaamista, joka mahdollistaisi superripeän aikataulun. Synsam etsi reilun 20 liikkeen jättiuudistukselle toteuttajaa kilpailutuksen kautta ja kisan voittajaksi kipusi helsinkiläinen Interior Consulting IC Oy.
Kovan luokan osaamista
Interior Consultingin väellä on kosolti kokemusta mm. vaativien tilaratkaisujen tarvekartoituksista, suunnittelusta, valmistuttamisista ja projektinjohdosta. Lisäksi yritys tarjoaa – ensimmäisenä Suomessa – valmistajista, toimittajista, suunnittelijoista ja arkkitehdeista täysin riippumatonta sisustuksen ja tilaratkaisujen asiantuntijapalvelua toimitiloista tapahtumiin.
Interiöörifirma vakuutti Synsamin kovan luokan referensseillään: mm. jääkiekon MM-kisoja ja yleisurheilun EM-kisoja järjestämässä ollut yritys on tottunut toimimaan minuuttiaikataululla ja kovan paineen alla. Lisäksi Koski-Väänänen oli aikaisemmin työurallaan tehnyt yhteistyötä yrityksen kanssa ja osasi odottaa laatua.
Luovaa ongelmanratkaisua
Silti projektissa oli epävarmuustekijöitä: koska myymäläkonsepti oli aivan uusi, valmista sabluunaa sen kasaamiseen ei ollut edes olemassa. Näin projektissa tulisi väkisinkin hetkiä, jolloin luovia ratkaisuja pitää improvisoida ikään kuin lennossa.
”Ennen kuin ensimmäinen myymälä remontoitiin maaliskuussa, olimme laatineet huolelliset suunnitelmat siitä, mitä pitää tapahtua ja milloin”, Koski-Väänänen kertoo. Hänen ”taisteluparinsa” läpi koko projektin oli Interior Consultingin Esa Paasonen, jolla on 15 vuoden rautainen kokemus korkean profiilin tapahtumajärjestämisestä.
”Kuvio toimi siten, että kun Ruotsista saatiin kalustesuunnitelma Esan pöydälle, Esan tiimi etsi parhaat ratkaisut toteutukseen. Pidimme alussa tiiviitä palavereita, jotta olimme mahdollisimman hyvin valmistautuneita, kun remontit alkoivat”, Koski-Väänänen kuvailee. Rakennusmestariksi projektiin saatiin alan kokenut konkari Raksystems.
Leveällä rintamalla
Lopulta intensiivisen suunnitteluvaiheen jälkeen ensimmäiset kohteet toteutettiin maaliskuussa ja voitiin huoahtaa helpotuksesta – vaikka alussa tekeminen vielä haki uomaansa, aikataulussa pysyttiin. Interior Consultingin kasaama ammattilaisten verkosto näytti heti kyntensä: samalla työmaalla saattoivat tehdä työtä rinta rinnan niin maalari, sähkömies, IV-mies kuin IT-velhokin ilman, että tehokkuudesta tarvitsi tinkiä vähääkään.
”Aika tyypillinen malli oli se, että yhtä liikettä tehtiin kaksi yötä ja yksi päivä”, vahvistaa Esa Paasonen. Väkeä kussakin kohteessa oli ”tarpeen mukaan” eli nuppiluku vaihteli neljästä pariinkymmeneen. Paasosen rautainen kokemus alalta varmisti sen, että resurssoinnista ei muodostunut pullonkaulaa missään vaiheessa: osaavia käsiä riitti alusta saakka ja tekijöille alkoi kehittyä rutiinia.
”Vaikka jokainen kohde onkin omanlaisensa, ensimmäisten toteutusten jälkeen meillä oli jo aika hyvä kokonaiskuva tilanteesta.” Parhaimmillaan tekemisessä oli enemmän kuin ripaus zen-henkeä: työmaalla oli ”oikea henkilö oikealla hetkellä tekemässä oikeaa asiaa oikealla työkalulla ja oikealla tekniikalla”, Paasonen muotoilee.
Joka kohde on erilainen
Urakan joutumista edesauttoi uudenlainen modulaariajattelu: esimerkiksi väliseiniä valmistettiin tehtaalla Heinolassa ja kuljetettiin – hyvissä ajoin – kohteeseen, jossa ne laitettiin pystyyn. Paikallarakentamista vältettiin aina silloin, kun sen katsottiin nielevän liikaa kallisarvoisia minuutteja, Paasonen kuvailee.
”Välillä vastaan tuli niin yllättäviä tilanteita, että aikaa reagoida oli käytännössä yksi tunti. Kaikesta kuitenkin selvittiin”, Paasonen toteaa. Oman lisämausteensa projektiin toi luonnollisesti se, että Synsam-liikkeet sijaitsivat eri-ikäisissä kiinteistöissä, joissa näkyi rakentamiskulttuurin ja -käytäntöjen koko kirjo. Paasosen mukaan aikataulusta tinkiminen ei silti käynyt mielessäkään:
”Asiakas määrittää aikataululliset tavoitteet, ei työn tekijä”, hän kuittaa.
Jälkihoitoa unohtamatta
Valittu toimintamalli enemmän kuin piti kutinsa. Juhannusviikolle tultaessa jo 23 myymälää oli kokenut muodonmuutoksen – ja lisää tulee.
”Vielä on muutama liike jäljellä”, vahvistaa Helena Koski-Väänänen. Toteutetut 23 kohdetta ovat siirtyneet ”jälkihoitoasteelle”, jonka myötä Paasonen vierailee vielä liikkeissä erikseen ja varmistaa, että kaikki toimii niin kuin pitää.
Helena Koski-Väänäsen mukaan Suomen Synsam voitti ”maaottelun” muiden Pohjoismaiden liikkeiden kanssa, sillä missään muualla ei kyetty etenemään yhtä ripeästi. Esimerkiksi kalustetoimitukset hoidettiin maaliin muita tehokkaammin:
”Meillä oli selvästi ajateltu etukäteen, mitkä asiat saattavat nousta kalustetoimituksen haasteiksi. Ne tietyt kynnyskohdat, jotka helposti aiheuttavat kitkaa, saatiin hoidettua erittäin mallikkaasti, kiitos Esan ja tämän erittäin ammattimaisen tiimin”, hehkuttaa Koski-Väänänen. Hänen mukaansa Paasosen porukka osoitti maailmanluokan venymiskykyä tiukoissa paikoissa.
”Läpi koko prosessin työn jälki ja vastuunkanto on ollut aivan loistavaa.”
Kun epäonnistuminen ei ole vaihtoehto
Myös Esa Paasoselle hektinen kolmen kuukauden työrupeama on jäänyt mieleen hienona kokemuksena. Hänen mukaansa mistään salatieteestä ei siltikään ole kysymys, vaan enemmänkin siitä, että tapahtumajärjestämisestä tuttu tinkimätön asenne tuodaan isosti rakentamisen ja sisustamisen areenoille.
”Silloin kun lähtee takaamaan asiakkaalle tietyn aikataulun, siihen sitoudutaan ja se toteutetaan. Tällöin hyväksytään se, että ei voida epäonnistua missään.” Paasosen mukaan uudisrakentamispuolella esimerkiksi SRV on korostanut tiukkaa projektinhallintaa, jonka avulla pyörät pidetään pyörimässä, mutta Interior Consulting on tuonut saman mentaliteetin interiööreihin.
”Osaava verkosto ja projektinhallinta mahdollistavat sen, että tapahtumajärjestämisestä tuttu äärimmäinen aikataulutus voidaan juurruttaa myös interior-puolelle”, hän kiteyttää.
Ja kun pyörät pyörivät, ei kannata ihan heti painaa jarrua.
”Uusia liikkeitä suunnitellaan ja toteutetaan myös tuota pikaa”, paljastaa Koski-Väänänen.
